【網路文章】點兵心法 Managing Yourself

人生,自我管理
點兵心法 Managing Yourself別再「管」時間了

能「量」管理新顯學Manage Your Energy, Not Your Time

哈佛商業評論封面（照片／《哈佛商業評論》提供）
工作時間延長並不能解決問題，根本原因在於，時間是有限的資源，但能量不一樣。物理學對能量的定義，是做「功」（work）的能力。
就個人而言，能量來自四個泉源：身體、情緒、心智與精神。四種能量都可以按部就班地強化，定時補充恢復；強化的方法，是建立特定的儀式（ritual）：從刻意練習、按表操課的行為開始，盡快達到渾然不覺、自動自發的境地。
企業如果希望員工永遠充滿能量，就不該再一味要求員工付出更多，而應增加對員工的投資，提高他們的士氣，促使他們主動追求更好的工作表現。員工如果希望自己活力充沛，就必須認清耗盡能量的行為，會使自己付出什麼樣的代價；而且無論面對何種處境，都要努力改變這類行為。
不管是哪種類型的企業，只要建立這類簡單易行的儀式，都能帶來豐碩的成果。能量計畫公司（Energy Project）在美聯銀行（Wachovia Bank）募集了一群員工，請他們接受試驗性的能量管理訓練課程，然後比較他們與對照組員工的表現。我們依據放款業績之類的財務績效指標來評估，結果顯示：參與能量管理計畫的員工，表現優於對照組。他們在客戶關係、工作投入感、個人生活滿意感上，也都大大地提升了。
課程1 身體：體力能量
我們的課程從身體能量開始。不適當的營養、運動、睡眠與休息，會降低能量水準，影響他們管理情緒、集中注意力的能力。儘管這個道理人盡皆知，但許多企業主管忙於應付生活中各式各樣的要求，始終無法養成持之以恆、有益健康的行為習慣。
我們的學員在嘗試各種提升身體能量的方法前，會先進行一項能量檢測，針對身體、情緒、心智、精神四種能量，各回答四個問題。
在全部16個問題中，學員如果勾選了8到10個，代表他們可能已經養成這些不良習慣：不吃早餐、疏於對別人表示謝意、難以在一段時間內專心做一件事、很少從事對個人有意義的活動。
雖然大部分學員都很清楚這些習慣的壞處，但洋洋灑灑列成一張清單，還是令他們怵目驚心，進而激發出實際行動。
這項檢測會顯現一個人的「能量赤字」（energy deficit），此外，學員還要填寫幾份表格，深入了解自身的運動、飲食與睡眠習慣，如何影響能量水準。
接下來，進行下一個步驟，找出能蓄積與補充身體能量的儀式。美聯銀行一位副總裁蓋瑞．法洛（Gary Faro）剛開始受訓時，體重遠超出標準、飲食亂七八糟、缺乏運動習慣、工作時間漫長、每天晚上只睡五到六個小時。
對高階主管與經理人來說，這些情形是司空見慣的。參加課程後，法洛開始進行規律的心肺功能訓練（cardiovascular training）與肌力訓練（strength training），每天定時上床，睡覺時間也拉長。他改變飲食習慣，從每天大吃兩餐（他形容是「狼吞虎嚥」）改成少量多餐，也就是每三小時少量進食或補充點心，讓自己白天的血糖值維持穩定，不會大起大落。
後來，他的體重減少近23公斤，能量水準蒸蒸日上。法洛說：「過去我習慣把最棘手的工作安排在早上處理，因為那段時間我比較能集中注意力。但現在我不必刻意安排，因為我發現自己就算到了傍晚5點，還是可以和早上8點一樣全神貫注。」
法洛還建立了另一項重要的儀式：上班時，每隔一段時間就略做休息，而且一定要離開辦公桌。
這種短暫休息的價值，來自人類的生理特質，也就是所謂的「超晝夜節律」（ultradian rhythm）：我們的身體每經過90到120分鐘，就會從能量充沛滑落到低迷狀態。在每一次循環接近終點時，身體渴望藉著休息來復原，便會發出躁動不安、呵欠連連、饑腸轆轆、注意力渙散之類的訊號。
然而，許多人無視於這些訊號，堅持要繼續工作，結果一整天下來，身體的能量儲備也消耗殆盡。
我們發現，定時休息來補充能量，有助於提升工作表現，並讓傑出的表現持之以恆。休息的品質比時間長短重要，短短幾分鐘也能獲得可觀的恢復。不過，前提是必須建立一種儀式，讓我們暫時放下工作，真正轉換頻道。
與同事聊聊工作外的話題、聽聽iPod、爬爬樓梯，都是可行的做法。雖然大部分企業都不鼓勵員工在上班時間稍事休息，許多成就很高的人也排斥這種做法，然而休息確實有多方面的價值。
課程2 情緒：能量品質
無論面對多大的外界壓力，如果能加強控制自己的情緒，能量的品質也會更上層樓。想做到這一點，首先要提升覺察力，體會自己在一整天不同時刻的心情感受，以及這些感受對工作效率的影響。
大多數人都知道，每當自己感受到正向能量，工作表現也會格外突出。但他們往往驚訝地發現，如果無法產生正向能量，工作表現會大打折扣，領導統御也會問題叢生。
面對工作上的嚴苛要求和無預警挑戰，人們很容易陷入負面情緒的「戰或逃」（fight-or-flight）反應模式，而且每天一再重蹈覆轍。「換取時間」（buying time），是一種簡單、但能有效化解負面情緒的儀式，方法之一，是進行深度的腹式呼吸：先慢慢吐氣，維持五到六秒，進入鬆弛與復原的狀態，關閉戰或逃的反應模式。
索尼公司歐洲區總裁西田富士並不是癮君子，但一遇到重大壓力就會點一根煙，每天至少兩到三次。我們指導他以呼吸練習來取代抽煙，效果立竿見影：西田不再有想抽煙的念頭。其實真正幫助他紓解壓力的，並不是煙霧繚繞，而是由深度吸氣、吐氣誘發的放鬆感。
向別人表達謝意，也是一種增進正向情緒強有力的儀式，施予者與接受者都能獲益。表達的形式不拘，可以寫一張便條、打一通電話，或面對面交談；感謝的內容愈詳盡明確，效果也會愈顯著。而且與所有的儀式一樣，如果能特別安排一段時間來進行，成功的機率將大幅提升。
學習以不同方式詮釋自己生活中的事件，也有助於培養正向能量。
例如，當人們陷入衝突情境時，通常會以受害者自居，怨天尤人。我們對某一種情境的詮釋，可能與實際狀況有出入，覺察出兩者的差異，會產生顯著的效果。
許多人在我們的課程訓練中恍然大悟，發現可以選擇看待事情的觀點，自己對事情的詮釋會深刻地影響情緒。我們教他們不要拒絕接受事實、不要避重就輕，應該以最具希望色彩、最能激發力量的方式來詮釋。
要想改變對事件的詮釋，最有效的做法，就是擺脫受害者的觀點，透過三種新的「鏡頭」來觀照。
「反轉鏡頭」（reverse lens）讓人自問：「涉及這場衝突的其他人會怎麼詮釋？他們的說法有沒有道理？」
「長焦鏡頭」（long lens）讓人思考：「過了六個月後，我會如何看待這樣的處境？」
「廣角鏡頭」（wide lens）讓人反省：「先不管最後結果，這件事情是否能讓我成長、有所收穫？」每一種鏡頭，都能協助我們培養比較正向的情緒。
課程3 心智：能量焦點
許多企業主管認為，一心多用（multitasking）是必要的，否則難以應付紛至沓來的工作要求。事實上，一心多用會傷害生產力，而且代價昂貴：暫時放下手邊工作去處理別的事情，例如，電子郵件寫到一半就去接電話，會使原先的工作需要更多時間才能完成，拖延幅度達25％，也就是所謂的「轉換時間」（switching time）。
最有效率的做法應該是：先全神貫注工作90到120分鐘，好好休息一下，然後全心全力進行下一件工作。我們稱這種工作週期為「超晝夜節律衝刺」（ultradian sprint）。
美聯銀行一位副總裁丹．柯魯納（Dan Cluna）設計了兩種儀式，來強化集中注意力。第一種儀式，是每當他必須專心處理某項業務時，就會離開辦公桌，到另一間會議室工作，這麼做，可以遠離電話與電子郵件。他現在只要用過去所需時間的三分之一，就可以完成報告。
第二種儀式，關係到他聽取各分行財務專家報告的會議。過去他開會時也會接聽電話，預訂一個小時的會議，往往拖到兩個小時才結束，而且使他無法專心和與會者互動。
柯魯納的新儀式規定自己開會時不接電話，打進來的電話轉入語音信箱，他把全副心力放在眼前的與會者身上，等到休息時間再聽取留言並回電。
另一種強化心智能量的方法，是集中心力，鎖定處理最具長期效果與影響的事務。根據我們與企業界主管合作的經驗，最有效的集中儀式，是每天晚上鎖定隔天最重要的挑戰，列為早上上班後的優先處理要務。
尚．勒克．杜奎斯尼（Jean Luc Duquesne）是索尼公司歐洲區副總裁，長駐巴黎，他以往習慣一進辦公室就收發電子郵件，但現在他會利用上班第一個小時來處理最重要的工作。他發現如此一來，往往才不過早上10點，他就感覺今天成果豐碩。
課程4 精神：有意義的能量
一個人的日常工作與活動，如果符合他最重視的價值，而且做起來很有意義、目的明確，他就能獲取精神的能量。一份工作如果對一個人意義重大，他就會感受到較為正向的能量，更能集中注意力，表現出更堅強的毅力。
遺憾的是，今日企業界的嚴苛要求與快速步調，使人們無暇顧及這個層面的問題，甚至，無法體認意義與目的也是能量的來源。
事實上，如果我們的訓練課程是從精神層面開始，效用將大打折扣。學員必須先針對另外三種能量來營造儀式，並體會其中的價值，然後才會了解：一個人是否關注自身更深層的需求，對工作的效率與滿足感有很大的影響。
想獲取精神的能量，人們要先釐清事務的輕重緩急，然後分別從三個領域建立相應的儀式：從事自己最擅長與最喜歡的工作；妥善地把時間分配給各個生活層面：包括工作、家庭、健康、公益服務；在日常行為中，落實自己的核心價值。當你探索自己最擅長與最喜歡的工作時，務必要體認這兩項條件未必相容。
駕輕就熟的工作可以讓你廣獲好評，但未必能讓你樂在其中。另一方面，你可能熱愛某項工作，然而欠缺必要的才能，必須投注比一般情況還多的心力，才有成功的希望。
領域1：工作的「甜蜜點」
為了協助受訓學員探索自己擅長的領域，我們請他們回憶過去幾個月的工作，舉出至少兩次「甜蜜點」（sweet spot）的經驗，也就是覺得自己效率高超、很容易進入狀況、心情振奮、洋溢滿足感的時刻。
然後，我們請學員分析這些經驗，找出強大的正向能量泉源，以及他們當時運用了哪些才能。舉例來說，如果甜蜜點出現在領導策略，關鍵因素會是獨當一面的振奮感，還是參與並完成一項充滿創意的工作？或是運用駕輕就熟的技能，感受到遊刃有餘的喜悅？
最後，我們請學員建立相應的儀式，鼓勵自己多從事這類能產生甜蜜點的工作。
領域2：分時間給最重要的事
在精神能量的第二個領域，你要投注時間與精力在自己覺得重要的事務上。但人們口中的重要事務，往往不一定是採取行動的事，有幾種儀式可以消弭這種落差。
索尼公司歐洲區副總裁杜奎斯尼認真思索自己最在意的事，結論是陪伴家人，然而，他常因工作太忙而無法如願。於是杜奎斯尼建立一種儀式，每天下班回家後至少空出三小時，全心全意陪伴家人。他告訴我們：「我玩PlayStation還不怎麼在行，但我的小兒子認為我很願意學習，是個好學生。」
領域3：把價值觀變日常行為
進入第三個領域，要將個人的核心價值落實在日常行為中，對許多人而言，這都是一大挑戰。現代生活的步調急如星火，很少人會停下來捫心自問：我秉持什麼樣的價值？我想成為什麼樣的人？結果，他們只能任憑外在要求來主導自身行為。
我們並不建議將個人價值界定得一清二楚，因為其中有許多不可預測的因素。我們的重點是，要探索發現這些價值，一種方法是，提出會讓人在無意間恍然大悟的問題，例如：「你最難以忍受別人的哪些人格特質？」藉由列舉這類負面特質，人們會在無意中透露自己秉持的價值。
你若是非常受不了小氣吝嗇，慷慨大方應該就是你崇尚的價值；如果你特別討厭粗魯無禮，為別人著想可能對你相當重要。一個人的實際行為未必符合他崇尚的價值，但就和前兩個領域一樣，建立儀式有助於消弭兩者的落差。
如果你認定為別人著想這項價值非常重要，但每逢開會總是遲到，你不妨提前五分鐘結束上一場會議，提早五分鐘出席下一場會議。
從這三個領域著手努力，能幫助人們在工作與生活中更協調一致，得到更大的滿足感與幸福感。這些感受本身也都是正向能量的泉源，而且可以強化人們的心理建設，促使他們繼續奉行其他能量領域的儀式。
企業與員工有一項不成文的合約：彼此要盡可能利用對方，以最短的時間達到目的，然後繼續前進，不要回頭。我們認為，這種做法對企業與員工就是兩敗俱傷，無法互利互惠。員工會覺得工作陷入泥淖，筋疲力竭。企業則是必須接受不夠敬業的員工，而且由於流動率偏高，經常要召募與訓練新人。
我們提出一種開誠布公的新合約，讓勞資雙方都受惠：企業投資員工生活的各個層面，協助他們建立並維繫自身的價值；員工的回報，則是發揮自身各個層面的能量，全心全力投入工作。如此一來，企業與員工的價值都將蒸蒸日上。